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La dématérialisation, nouvelles obligations et nouveaux réflexes

La dématérialisation, bilan à l’heure actuelle

Le chantier de dématérialisation poursuit son irrésistible avancée. C’est désormais au tour des entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5 000 salariés) de devoir procéder à une facturation électronique dans leurs échanges avec le secteur public : Etat, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics… En effet depuis le 1er janvier 2018, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire fournisseurs du secteur public.

Cette obligation commencée il y deux ans pour les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés se poursuit donc aujourd’hui. Elle concernera les PME (de 10 à 250 salariés) à partir du 1er janvier 2019 puis les très petites entreprises de moins de 10 salariés au 1er janvier 2020.

L’amélioration de la relation client

En  2017, 82% de la population française était équipée d’un ordinateur, 65% d’un Smartphone et 40% d’une tablette. La démocratisation des outils technologiques a permis de faciliter les échanges entre les clients et les fournisseurs et a rendu possible l’apparition de nouveaux canaux de distribution. Toujours plus connectés et exigeants, les clients attendent davantage de leurs relations avec leurs fournisseurs de services. Les entreprises doivent donc s’adapter à ces nouveaux comportements qui ne cessent d’évoluer et développer leur stratégie de marketing relationnel afin de se démarquer et rester compétitives.

Le saviez-vous ? Déjà 9 millions de factures dématérialisées en 2017

Les entreprises ne sont pas seules face à cette nouvelle obligation. L’Etat met à leur disposition le portail Chorus Pro qui permet de dématérialiser facilement, gratuitement et de façon sécurisée les factures. Au mois de novembre 2017, Chorus Pro avait déjà traité plus de neuf millions de factures. Un chiffre d’autant plus important qu’il ne concerne que les grands comptes de plus de 5 000 salariés.

La dématérialisation, pourquoi ?

Bien plus qu’une simple tendance, la dématérialisation est au cœur de la transformation numérique des entreprises.

Sachant qu’on estime qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents. On comprend vite que la dématérialisation à elle seule, génère du profit.

La dématérialisation, pour qui et comment ?

La dématérialisation consiste à transférer les données d’un support papier à un support numérique. Il ne s’agit pas seulement de « numériser » un document, la dématérialisation s’intéresse à un processus complet.

Il est possible de dématérialiser des documents, des échanges et un ensemble de process : facturation clients, facturation fournisseurs, paies etc.

Autrefois réservée aux grandes entreprises du tertiaire, la dématérialisation est désormais adoptée par tous et ce quel que soit la taille des entreprises.

 

Factures clients et fournisseurs, bulletins de paie, courriers entrants et sortants, bons de commande… Chaque jour, une entreprise consacre une proportion non négligeable de son temps et de ses ressources dans les tâches administratives. Profitez d’un environnement réglementaire favorable à la production de flux de documents nativement numériques.  Automatisez vos processus métiers et gagnez en efficacité en optant pour la dématérialisation de documents pour votre entreprise ! Facilement exploitables, les documents sont accessibles et modifiables selon les conditions que vous fixez. Intégrés dans le système en temps réel grâce à un logiciel spécifique, vos documents possèdent une valeur juridique reconnue et conservent leur authenticité.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la digitalisation constitue un véritable enjeu dans un marché concurrentiel. L’échange de données informatisées a le vent en poupe et cette méthode de transmission de l’information comporte de nombreux bénéfices.

Chez BMS37, nous vous proposons des solutions sécurisées et adaptées en fonction de vos besoins. Nous vous accompagnons étape par étape dans ce processus de dématérialisation et dans les changements qu’il génère au sein de votre société. Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment se passe la dématérialisation de documents et de processus.

Les étapes du processus de dématérialisation de documents

De la conception de votre projet au déploiement de la solution, la transition numérique d’une entreprise s’effectue progressivement. Ce projet va bien au-delà de la numérisation de documents existants.
Le mot « dématérialisation » est souvent employé dans le sens de « numérisation ». Il est important de faire la différence entre ces deux notions. Dématérialiser suppose de tendre à un affranchissement du papier en produisant des documents nativement numériques. Numériser des documents correspond à la création d’un fichier numérique à partir d’un document original au format papier soit via un scanner soit en utilisant un logiciel de reconnaissance des caractères.
Il s’agit également d’instaurer un véritablement changement au niveau des processus afin de traiter les nouveaux fichiers de manière informatique dans la manière du possible et du légal

 

Nous vous rappelons que la dématérialisation permet de garder chaque fichier en archive, chaque dossier reste non-modifiable et si vous avez besoin de modifier, l’original reste conservé.

Voici les étapes principales par lesquelles vous devrez transiter pour mener à bien ce projet.

Identifier les processus à dématérialiser

En principe, tous les documents peuvent être dématérialisés, c’est-à-dire transformés en fichiers nativement numériques. Demandez-vous quels sont ceux que vous souhaitez inclure dans le processus.

Réalisation de bons de commande, supports commerciaux, notes de service, émission de factures entrantes ou sortantes… la création de chaque document obéit à des règles précises. Avant de débuter le processus de dématérialisation, il est nécessaire d’identifier en détail les différentes étapes de l’élaboration d’un document, et ce pour chaque tâche.

Demandez-vous également quel est l’objectif prioritaire visé par la dématérialisation : s’agit-il de réduire les erreurs de saisies ? Diminuer le temps de traitement ? Augmenter la confidentialité ?

Quel est le volume des documents concernés ? A quelle fréquence sont-ils émis ? Quel est leur format ?

Cette analyse exhaustive peut paraître fastidieuse de prime abord : c’est la raison pour laquelle il est nécessaire de faire appel à un expert. En définissant toutes vos tâches, vous avez la certitude de créer par la suite une solution sur-mesure. Ce travail d’analyse et de réflexion préalable n’est donc absolument pas une perte de temps.

BMS37, vous accompagne tout au long de cette analyse. Dotées de solides compétences et maîtrisant les spécificités du métier de votre entreprise, nos équipes d’experts vous aident à définir vos besoins, dans une confidentialité absolue. Qu’il s’agisse d’une société commerciale, juridique, bancaire… Nos consultants habilités sont à votre disposition pour comprendre le mode de fonctionnement de votre entreprise et vous aider à construire une solution sur mesure.

Identifier les différents acteurs et les impliquer

La digitalisation des processus va induire des changements importants au sein de votre entreprise. Ceux-ci vont concerner tous vos collaborateurs, tant internes qu’externes. Pour obtenir l’adhésion de vos employés et garantir l’efficacité de votre transition numérique, l’idéal consiste à les impliquer dès le début de votre projet et jusqu’à la concrétisation. Après les avoir informés sur les enjeux du processus de dématérialisation, il est indispensable que vos salariés soient directement impliqués. Pour bien comprendre en quoi consiste leur métier au quotidien et concevoir une solution plus performante, réalisez un travail de réflexion en collaboration avec eux quant à la meilleure façon d’automatiser les tâches.

BMS37 ne se cantonne pas aux aspects techniques : notre équipe forme vos collaborateurs. Après la mise en place du projet, nous organisons un suivi régulier pour évaluer son efficacité et y apporter les améliorations nécessaires.

Créer une solution intuitive

Pour optimiser le processus de dématérialisation, le futur classement des documents doit obéir à une structure logique et intuitive pour que tous vos collaborateurs puissent s’approprier facilement son fonctionnement. En concevant un système d’automatisation correspondant à leurs besoins, vous leur donnez plus de chances de savoir l’utiliser efficacement par la suite. De même, la terminologie utilisée pour nommer les documents doit permettre de les retrouver aisément.

Chez BMS37, nous vous aidons à piloter votre projet tout en tenant compte de votre budget et de votre planning. Nous gérons toutes les étapes clés de celui-ci. Avec vous, nous construisons une solution complète de traitement et gestion de tous vos documents.

Passer à une gestion 100 % électronique des données conduit à une plus grande efficacité de traitement, tout en limitant les risques de pertes.

Toutes les entreprises se retrouvent tôt ou tard confrontées aux enjeux de la digitalisation. Alors, n’attendez plus : engagez votre transformation digitale dès maintenant, en commençant par numériser vos documents et vos échanges. Pour cela, découvrez les solutions de dématérialisation des données, d’archivage et de traitement des factures proposées par BMS37.

 LA DÉMATÉRIALISATION A L’HEURE DU RGPD

Petit rappel sur ce qu’est le RGPD :

Le Règlement général sur la protection des données concerne toutes les organisations qui collectent des données personnelles dans un cadre professionnel sur des résidents de l’Union européenne, peu importe la localisation de l’organisation, son activité ou son statut. Ces résidents peuvent être des clients, des prospects, des employés ou des partenaires commerciaux. Tout le monde est concerné ! Les entreprises, les organismes publics et même les petites associations doivent donc mettre en place des mesures de traitement des données.

Les organisations vont devoir mettre en place sans tarder des mesures de traitement des données afin de respecter les droits des utilisateurs, tels que le droit à l’effacement, le droit à la portabilité ou le droit d’objection

Attention à l’amende, en cas de non respect des mesures du RGPD, les entreprises s’exposent à de graves sanctions….

TYPOLOGIE DES SANCTIONS ET AMENDES PRÉVUES PAR LE RGPD

Deux sortes de sanctions sont prévues si les entreprises ou les organismes privés ou publics en charge du traitement de données personnelles violent une des dispositions du RGPD après son entrée en vigueur le 25 mai 2018. Les montants de ces sanctions sont extrêmement élevés et ont avant tout un rôle dissuasif

Les amendes administratives

L’article 83 du RGPD :

L’article 83 RGPD liste les conditions permettant à une autorité de contrôle (la CNIL en France) d’imposer une sanction administrative à un organisme ayant violer une des règlementations du RGPD. Ces facteurs doivent être pris en compte pour fixer un montant d’amende proportionnel, dissuasif et effectif par rapport à la violation du règlement européen.

Afin de renforcer la protection des données personnelles faisant l’objet d’un traitement en ligne, une augmentation significative du montant des amendes administratives vient marquer l’entrée en vigueur du Règlement Général Pour la Protection des Données.

Deux niveaux de sanctions administratives prévus par le RGPD

Les sanctions administratives sont réparties en deux groupes en fonction de la durée, la nature et la gravité de la violation.

Selon la gravité du dysfonctionnement constaté et lié au RGPD, notamment lorsqu’il s’agit d’un des manquements aux obligations suivantes, une amende d’un montant de 2% du chiffre d’affaires mondial pour les entreprises ou 10 millions d’euros d’amende peut être appliqué :

  • les obligations incombant au responsable du traitement et au sous-traitant
  • les obligations incombant à l’organisme de certification
  • les obligations incombant à l’organisme chargé du suivi des codes de conduite.

Exemples : l’absence de tenue d’un registre des traitements ou l’absence d’analyse d’impact préalable aux traitements des données personnelles.

Dans le cas d’infractions plus graves liées à la mauvaise application ou au non-respect du RGPD, une amende qui correspond à 4 % du chiffre d’affaires mondial s’agissant des entreprises ou 20 millions d’euros d’amende. Les infractions en question doivent concerner les dispositions suivantes :

  •  L’obligation de consentement de la personne concernée avant collecte, traitement ou stockage des données personnelles
  • Les autres droits des personnes concernées
  • Les transferts de données à caractère personnel à un destinataire situé dans un pays tiers ou à une organisation internationale
  • Toutes les obligations découlant du droit des Etats membres
  • Le non-respect d’une injonction, d’une limitation temporaire ou définitive du traitement ou de la suspension des flux de données ordonnée par l’autorité de contrôle.

 

 

L’une des principales recommandations du RGPD, pour mener à bien votre transition vers la conformité, est de rassembler vos données afin de les protéger et de les sécuriser.  En effet, pour mettre en œuvre un traitement des données efficace et contrôler tous les flux, une vision globale en un coup d’œil est nécessaire.

Un logiciel de dématérialisation est ainsi une réponse optimale pour maîtriser les flux de données, tout en conservant les historiques et la traçabilité nécessaires pour fournir des preuves de conformité à la demande. Pouvoir prouver sa conformité est en effet un des éléments clés du RGPD.

La dématérialisation représente l’opportunité idéale pour la récolte et l’analyse de données commerciales. Plutôt que de traiter manuellement de nombreux documents papier et peut-être divulguer des données et donc de percevoir une amende, le fait de dématérialiser aide les entreprises à rester claires et compétitives grâce à des processus optimisés et des solutions intelligentes de traitement de documents.

Des données organisées sont des données protégées !

L’explosion quantitative (et souvent redondante) de la donnée numérique contraint à de nouvelles manières de voir et analyser le monde. Gérer votre Big Data est un challenge complexe mais nécessaire ! Installer un logiciel de dématérialisation est ainsi une opportunité pour rationaliser vos opérations, supprimer les données inutiles et limiter le traitement aux informations essentielles.

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